Privacyverklaring

Deze privacy verklaring (hierna genoemd “Privacy Verklaring”) is onder meer van toepassing op (i) onze website www.AutoChat.ai (hierna genoemd de “Website”) en (ii) alle (commerciële) relaties tussen AutoChat en haar klanten, prospecten en business partners. Deze Privacy Verklaring bevat onder meer informatie over de persoonsgegevens die AutoChat verzamelt, alsook over de wijze waarop AutoChat deze persoonsgegevens gebruikt en verwerkt. AutoChat wil benadrukken dat zij te allen tijde tracht te handelen in overeenstemming met de “Privacy Wetgeving”, te weten (i) de Belgische Privacywet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, (ii) de EU Verordening 2016/679 van 27 april 2016, ook wel GDPR genoemd, betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG en (iii) de (toekomstige) Belgische wetgeving omtrent de implementatie van voornoemde Verordening. Het bezoeken van de Website impliceert uw uitdrukkelijke goedkeuring (door middel van mededeling van uw persoonsgegevens of inschrijving voor de nieuwsbrief) van de Privacy Verklaring en aldus van de manier waarop AutoChat uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en verwerkt.

1. Soorten persoonsgegevens

AutoChat kan volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

Eindgebruikers (klanten en prospecten van onze klanten)

Naam en voornaam
Adresgegevens
E-mailadres
Telefoonnummer/GSM nummer

Gebruikers (medewerkers van onze klanten)

Naam en voornaam
Adresgegevens
E-mailadres
Telefoonnummer/GSM nummer
Gebruikersnaam en Wachtwoord

Vrije gegevens

Alle andere persoonsgegevens vrijwillig overgedragen aan AutoChat (bv. tijdens correspondentie)

AutoChat verzamelt tevens automatisch anonieme informatie betreffende het gebruik dat u maakt van de Website. Zo zal AutoChat, bijvoorbeeld, automatisch loggen welke onderdelen een eindgebruiker bezoekt van de Website, van welke webbrowser u gebruik maakt, welke website u bezocht wanneer u toegang kreeg tot de Website. Wij kunnen u niet identificeren op grond van deze gegevens, maar het laat AutoChat toe om statistieken op te maken betreffende het gebruik van de Website en deze te optimaliseren.

2. Wijze van verzameling persoonsgegevens

Deze persoonsgegevens worden verzameld bij of in het kader van:

Bezoek van de Website
Een samenwerking met AutoChat
Correspondentie met en uitgaande van AutoChat
Bezoek van ons bedrijfsgebouw
Aanmaken van een (demo-)account
Het opvragen van een offerte, informatie of demonstratie
Het inschrijven op de nieuwsbrief
Het gebruik dat u maakt van de diensten van AutoChat, al dan niet middels de Website, en al dan niet via onze producten, oplossingen
Het inschrijven voor opleidingen, events, e.d.
Het uitwisselen van business cards
De verificatie van uw identiteit (bijv. tijdens een bezoek)

De door AutoChat verzamelde persoonsgegevens worden aldus uitdrukkelijk en vrijwillig door u verstrekt. Het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens is (soms) een voorwaarde om te
kunnen genieten van bepaalde diensten (e.g. om toegang te krijgen tot bepaalde delen van de Website, om in te schrijven op nieuwsbrieven, om deel te nemen aan bepaalde activiteiten en events). Hierbij wordt aangegeven welke gegevens verplicht in te vullen zijn en welke optioneel zijn. U bent als admin gebruiker van onze oplossingen zelf de beheerder van, en dus verantwoordelijk voor, het up-to-date houden van de gebruikersaccounts van uw medewerkers binnen onze applicatie. Bij het aanmaken van de gebruikersaccounts van uzelf en uw medewerkers geeft u toestemming om de persoonsgegevens van voormelde personen te gebruiken te gebruiken voor de doeleinden zoals beschreven in hoofdstuk 3 Gebruik persoonsgegevens.

3. Gebruik persoonsgegevens

AutoChat kan gebruik maken van uw persoonsgegevens voor volgende doeleinden:

De uitvoering van een overeenkomst met AutoChat (incl. de opvolging daarvan)
Het beantwoorden van vragen (al dan niet gesteld via contactformulier)
Het optimaliseren van de kwaliteit, het beheer en de inhoud van de Website
Het verzenden van nieuwsbrieven
Het verzenden van uitnodigingen voor evenementen
Statistische doeleinden
De aanmaak van een (demo-)account en de bevestiging daarvan
Het leveren van support/ bijstand (bijv. bij problemen)
Het verzenden van gerichte marketing en reclame, updates en promotionele aanbiedingen op grond van uw communicatievoorkeur en – desgevallend – op grond van uw expliciete goedkeuring
Het uitvoeren van klantentevredenheidsonderzoeken, -enquêtes en andere marktonderzoeken
Registratie van bezoekers aan ons bedrijfs gebouw
Bevestiging van inschrijving voor een opleiding, seminar, event, etc.
Het verzenden van facturen en de invordering van betalingen

De verwerking vindt plaats op onderstaande rechtsgronden, naar gelang het geval:

U hebt toestemming gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor één of meer specifieke doeleinden
De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met AutoChat of om op uw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen
De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op AutoChat rust
De verwerking is noodzakelijk om uw vitale belangen of die van een andere natuurlijke persoon te beschermen
De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang
De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van AutoChat of van een derde, behalve wanneer uw belangen of grondrechten en uw fundamentele vrijheden die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen (met name wanneer u minderjarig bent)

4. Openbaarmaking persoonsgegevens aan derden

AutoChat zal uw persoonsgegevens niet openbaar maken aan derden, tenzij wanneer het noodzakelijk is in kader van de uitvoering van de overeenkomst en de optimalisering daarvan (zoals voor onderhoudswerken, verwerking van betalingen, verzenden van leveringen, in kader van databasemanagement, voor leveren van diensten aan AutoChat maar niet beperkt tot AutoChat. Indien het noodzakelijk is dat AutoChat in dit kader uw persoonsgegevens openbaar maakt aan derden, is de betreffende derde partij verplicht om uw persoonsgegevens te gebruiken in overeenstemming met de bepalingen van deze Privacy Verklaring.
Onverminderd voorgaande, is het evenwel mogelijk dat AutoChat uw persoonsgegevens openbaar maakt:

Aan de bevoegde autoriteiten (i) wanneer AutoChat hiertoe verplicht is op grond van de wet of in het kader van een gerechtelijke of een toekomstige gerechtelijke procedure en (ii) ter vrijwaring en verdediging van de rechten van AutoChat.
Wanneer AutoChat of nagenoeg al haar activa wordt overgenomen door een derde partij, in welk geval uw persoonsgegevens die AutoChat heeft verzameld, één van de overgedragen activa zal zijn.

In alle overige gevallen zal AutoChat uw persoonsgegevens niet verkopen, verhuren of doorgeven aan derde partijen, tenzij wanneer zij (i) hiervoor uw toestemming heeft bekomen en (ii) met de betreffende derde partij een dataverwerkingsovereenkomst heeft afgesloten, die de nodige garanties bevat betreffende confidentialiteit en privacy conforme behandeling van uw persoonsgegevens.

5. Grensoverschrijdende verwerking persoonsgegevens

Elke overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) aan een bestemmeling die zijn woonplaats of zetel heeft in een land dat niet valt onder een adequaatheidsbesluit uitgevaardigd door de Europese Commissie, zal worden beheerst door bepalingen van een data transfer agreement, die ofwel (i) de standaard contractuele clausules zoals bepaald in de ‘Beslissing van de Europese Commissie van 5 februari 2010 (Decision 2010/87/EC)’ zal bevatten, ofwel (ii) passende waarborgen bieden door enig ander mechanisme op grond van de Privacy Wetgeving of enige andere regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens.

6. Opslag persoonsgegevens

Tenzij wanneer een langere bewaartermijn vereist of gerechtvaardigd is (i) door de wet of (ii) door de naleving van een andere wettelijke verplichting, bewaart AutoChat uw persoonsgegevens slechts gedurende de periode die noodzakelijk is voor het behalen en het vervullen van de doelen, zoals beschreven in deze Privacy Verklaring onder ‘III. Gebruik persoonsgegevens’.

7. Uw privacy rechten

In het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens, beschikt u over volgende privacy rechten:

Recht op inzage van uw persoonsgegevens;
Recht op rectificatie, vervollediging of update van uw persoonsgegevens;
Recht op schrapping van uw persoonsgegevens (volledig wissen) AutoChat wijst u er in dit kader wel op dat bepaalde diensten niet meer toegankelijk zullen zijn ofverstrekt kunnen worden, indien u bepaalde noodzakelijke persoonsgegevens schrapt of laat schrappen);
Recht op een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
Recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens;
Recht van bezwaar/verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wanneer u uw privacy rechten wenst uit te oefenen, gelieve dan contact op te nemen met onze DPO (Data Protection Officer): dpo@autochat.ai.
U kan deze rechten in principe kosteloos uitoefenen via bovenvermeld e-mailadres. Bovendien kunt u steeds via uw account uw persoonsgegevens die u diende mee te delen bij de aanmaak van uw account, verifiëren, updaten, en/of wijzigen. Wilt u geen nieuwsbrieven of informatie over de diensten van AutoChat meer ontvangen, kunt u zich op elk moment uitschrijven door te klikken op de knop “uitschrijven”, zoals onderaan voorzien in elke e-mail van AutoChat.

8. Beveiliging persoonsgegevens

AutoChat verbindt er zich toe om passende en redelijke fysieke, technologische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te nemen met het oog op het voorkomen van (i) ongeoorloofde of onrechtmatige toegang tot uw persoonsgegevens, alsook (ii) verlies, misbruik of wijziging van uw persoonsgegevens. AutoChat zal alle persoonsgegevens die zij heeft verzameld, bewaren in de cloud met datacenters in de EU, Onsite. Niettegenstaande (i) het veiligheidsbeleid van AutoChat, (ii) de controles die zij uitvoert en (iii) de handelingen die zij stelt in dit kader, kan een onfeilbaar niveau van veiligheid niet worden gegarandeerd. Geen enkele methode van overdracht of doorgifte via het internet noch enige methode van elektronische opslag is 100% veilig, zodat AutoChat in
dit kader geen absolute veiligheid kan garanderen. Tot slot zal de veiligheid van uw account ook mee afhangen van de geheimhouding van uw wachtwoord en andere accountinformatie. AutoChat zal nooit vragen om uw wachtwoord en evenmin zal u ertoe gehouden zijn om dit zelf mee te delen. Wanneer u uw wachtwoord toch aan een derde hebt meegedeeld, zal deze derde via uw
wachtwoord toegang verkrijgen tot uw account en uw persoonsgegevens. In dat geval bent u zelf aansprakelijk voor de handelingen die gesteld worden door het gebruik dat gemaakt wordt van uw account. AutoChat raadt u dan ook ten stelligste aan om uw wachtwoord onmiddellijk te wijzigen wanneer u vaststelt dat iemand toegang heeft tot uw account, en meteen contact op te nemen met AutoChat.

9. Update Privacy Verklaring

AutoChat is gerechtigd om deze Privacy Verklaring te updaten door een nieuwe versie op de Website te plaatsen. Het is dit kader ten zeerste aangewezen om regelmatig de Websites en de betreffende pagina waarop de Privacy Verklaring wordt weergegeven, te raadplegen om zeker te zijn dat u kennis hebt van enige wijzigingen.

10. Verwijzingen naar andere websites

De Website kan mogelijks hyperlinks bevatten naar andere websites. Wanneer u één van deze links aanklikt, gaat u mogelijks naar een andere website of internetbron die bewust of via cookies of andere technologieën informatie over u zou kunnen verzamelen. AutoChat draagt geen enkele verantwoordelijkheid, aansprakelijkheid of controlebevoegdheid over deze andere websites of internetbronnen, noch over hun inzameling, gebruik en verspreiding van uw persoonsgegevens. U dient zelf het privacy beleid van deze andere websites en internetbronnen na te kijken zodoende te kunnen oordelen of zij in overeenstemming met de Privacy Wetgeving handelen.

11. Vragen

Indien u vragen heeft over de Privacy Verklaring of over de wijze waarop AutoChat uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, gelieve ons te contacteren via email support@autochat.ai
Indien u ontevreden bent omtrent de manier waarop AutoChat deze vragen of opmerkingen heeft behandeld of wanneer u enige klachten heeft over de manier waarop AutoChat uw gegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, kan u een klacht indienen bij de Privacy Commissie.